האתגר: ניהול לקוחות בעסק צילום
בתיה התמודדה עם אתגרים ייחודיים לעסק צילום: ניהול לידים, תיאום לוחות זמנים, מעקב אחר תשלומים, ומעל הכל – שמירה על קשר אישי ומקצועי עם הלקוחות לאורך כל התהליך, מהפנייה הראשונית ועד מסירת התמונות.
התהליך היה מורכב מהרבה שלבים ידניים, כמו:
- תיעוד פניות חדשות
- מעקב אחר התכתבויות בווטסאפ
- שליחת שאלוני אפיון ידנית
- תזכורות לקראת צילום
- מעקב אחר תשלומים ומקדמות
- ניהול זמן מסירת תמונות ראשוניות וסופיות
הפתרון: מערכת CRM מותאמת במיוחד לצלמים
בנינו עבור בתיה מערכת CRM (Customer Relationship Management) מותאמת בדיוק לצרכים של עסק צילום. התמקדנו בפתרון שיהיה פשוט לשימוש, אך יספק מענה מקיף לכל שלבי העבודה עם לקוח.
המבנה של המערכת
המערכת בנויה מכמה מרכיבים מרכזיים:
ניהול לידים ואפיון ראשוני
- קליטת לידים חדשים ממקורות שונים
- שליחה אוטומטית של שאלון אפיון
- מעקב אחר סטטוס האפיון
תהליך המרה מליד ללקוח
- שליחת הצעות מחיר מותאמות אישית
- מעקב אחר תשלום מקדמה
- חתימה דיגיטלית על הסכמים
מערכת ניהול צילומים ולוח זמנים
- תיאום ותזכורות לקראת הצילום
- תיעוד סטטוס הצילום
- תזכורות אוטומטיות ללקוחות
ניהול תהליך העריכה והמסירה
- מעקב אחר גלריות ראשוניות
- תיעוד בחירת תמונות
- שליחת גלריות סופיות
מעקב פיננסי
- ניהול תשלומים ומקדמות
- קישור להוצאת חשבוניות
- מעקב אחר הכנסות
אוטומציה חכמה
אחד היתרונות המרכזיים של המערכת הוא האוטומציה. יצרנו אוטומציות חכמות בנקודות מפתח בתהליך העבודה:
- הודעות ווטסאפ אוטומטיות בשלבים השונים (אישור אפיון, תזכורת לצילום, שליחת גלריה)
- עדכון סטטוסים אוטומטי לאורך התהליך
- תזכורות חכמות לבתיה ולקראת פעולות חשובות
- חישוב תאריכי יעד למסירת תמונות ראשוניות וסופיות
התוצאות: חיסכון בזמן וחוויית לקוח משופרת
מאז שהטמענו את המערכת, בתיה חסכה שעות רבות בשבוע בניהול העסק, וראתה שיפור משמעותי בהיבטים הבאים:
- חיסכון בזמן ניהול – פחות זמן מוקדש לניהול יום-יומי ויותר זמן לצילום ועריכה
- תקשורת משופרת עם לקוחות – הודעות אוטומטיות בזמן הנכון ובמינון הנכון
- מעקב מדויק – אף לקוח לא "נופל בין הכיסאות" ואין פספוס של תאריכי מסירה
- תזרים מזומנים טוב יותר – מעקב טוב יותר אחר תשלומים ומקדמות
- חוויית לקוח משופרת – לקוחות מרגישים שהם מקבלים יחס אישי ומקצועי
למי מתאימה מערכת כזו?
המערכת שבנינו מתאימה במיוחד ל:
- צלמי אירועים ומשפחות
- צלמי סטודיו
- צלמים מקצועיים המציעים שירותי צילום ועריכה
- עסקי צילום קטנים ובינוניים
אם גם אתם מנהלים עסק צילום ומתמודדים עם אתגרים דומים, נשמח לבנות עבורכם מערכת מותאמת אישית שתחסוך לכם זמן יקר ותעזור לכם להתמקד במה שאתם אוהבים באמת – לצלם!
מערכת ה-CRM פותחה על ידי Nexaverse – מומחים בבניית מערכות דיגיטליות מותאמות אישית לעסקים יצירתיים.
