🏢 אודות הלקוח
שם העסק: אלמוג שי פתרונות מיזוג
תחום: מכירה והתקנת מזגנים ללקוחות פרטיים (B2C) ועסקיים (B2B)
צוות: 5–20 עובדים
אלמוג שי מספקת פתרונות מלאים בתחום מיזוג האוויר: מייעוץ ובחירת המזגן, דרך ההתקנה והגימור (כולל עבודות גבס), ועד שירות ותמיכה לאחר ההתקנה.
❗ האתגר
למרות שירות איכותי וניסיון רב, תהליך העבודה בעסק היה מבוזר:
הצעות מחיר נכתבו ידנית ולא נשמרו במבנה עקבי.
לא היה מעקב ברור אחרי סטטוסי לידים, תשלומים או התקנות.
העובדים קיבלו משימות בצורה ידנית, ללא סנכרון ביומן.
לקוחות לא קיבלו עדכונים בזמן אמת על מצב ההזמנה או האחריות.
התוצאה: בזבוז זמן יקר, טעויות תיאום, חוסר שקיפות והחמצת הזדמנויות למכירה.
💡 הפתרון
בנינו עבור אלמוג שי מערכת מותאמת אישית לניהול העסק – מבוססת על Xano + n8n + ממשק ויזואלי (Glide/אפליקציה מותאמת) – עם הדגשים הבאים:
🧩 ניהול תהליך מכירה מלא:
קליטת לידים ממספר ערוצים, כולל וואטסאפ וטפסים.
יצירת הצעות מחיר אוטומטיות על בסיס מפרטים קיימים.
שליחה אוטומטית של הצעות מחיר בוואטסאפ כולל מעקב צפייה.
חתימה דיגיטלית ועדכון סטטוס בזמן אמת.
🛠️ ניהול התקנות ורכש:
יצירת הזמנות רכש לפי מפרטי ההצעה.
שיוך מתקינים לפי זמינות אוטומטית.
תיאום התקנה כולל שליחת אישור ללקוח + תזכורת למתקין.
משימות מותאמות לפי סוג עבודה (עילי/מיני/גבס).
📅 לוח שנה חכם:
סנכרון בין ייעוצים, מדידות, התקנות, שירות.
מניעת כפילויות והודעות אישור אוטומטיות.
ניהול יומנים לפי תפקיד (מתקין, טכנאי, מנהלת משרד).
💬 תקשורת אוטומטית עם הלקוחות:
תבניות וואטסאפ מותאמות לשלבים שונים (הצעת מחיר, תיאום התקנה, בקשת המלצה).
תזכורות על אחריות ותחזוקה תקופתית.
משוב לקוח לאחר התקנה.
📊 דוחות ודשבורדים:
לידים לפי סטטוס, ממירים, לא פעילים.
התקנות לפי תאריך, מתקין, סוג עבודה.
הכנסות בפועל מול תחזיות.
דוחות רווחיות לפי ספקים / עובדים / חודשים.
📈 התוצאה
✅ שיפור משמעותי בזמני תגובה ללידים
✅ חיסכון של עשרות שעות בשבוע בניהול משימות ידני
✅ מעקב בזמן אמת אחרי כל תהליך בעסק – ממכירה עד שירות
✅ לקוחות מקבלים עדכונים ותזכורות באופן אוטומטי – מה שמגביר את שביעות הרצון
✅ הצעות מחיר נראות מקצועיות ונחתמות בקלות
✅ עובדים מקבלים תיעוד מדויק של שעות, משימות ותשלומים
🛠️ טכנולוגיות בשימוש
Xano – לניהול בסיס נתונים ואוטומציה ברמת Backend
n8n – ליצירת Workflows בין מודולים, הודעות, דוחות ואינטגרציות
Glide / ממשק מותאם – עבור ממשק משתמש נוח למשרד ולעובדים בשטח
Google Calendar, WhatsApp API, Clockit, Google Drive
💬 ציטוט מהלקוח
"המערכת החדשה סוף סוף נותנת לי שקט. אני יודע כל רגע מה הסטטוס של כל לקוח, ההצעות נשלחות ומנוהלות לבד, העובדים לא מפספסים כלום. זאת רמה אחרת של ניהול."
🔜 שלב הבא
הרחבת המערכת לתחזוקת שירות קבועה. אינטגרציה מלאה עם מערכת הנהלת חשבונות. חיבור אוטומטי לספקים לפי מלאי בזמן אמת..
