🧍♀️ על הלקוחה
שם: בתיה
תחום: צילום משפחתי, הריון, ניו-בורן ואירועים פרטיים
קהל יעד: משפחות, הורים צעירים, לקוחות פרטיים
סגנון עבודה: שירות אישי עם נגיעה רגשית גבוהה
❗ האתגר
לידים נכנסו דרך WhatsApp, בלי מעקב מסודר.
תהליך סגירת עסקה היה מבולגן: שאלונים, חבילות, חוזה, תשלומים – הכל ידני.
לקוחות לא קיבלו תזכורות אוטומטיות, והמעקב אחרי גלריות ועריכות היה מבלבל.
נדרש ניהול רגיש אך מקצועי של כל שלב – משיחת היכרות ועד לבקשת המלצה.
💡 הפתרון
נבנתה מערכת מותאמת אישית הכוללת:
ניהול לידים, תהליך סגירה, תשלומים, חוזים, עריכה והודעות אוטומטיות.
אוטומציה מלאה של הודעות WhatsApp מותאמות אישית לכל שלב בתהליך.
הפרדה ברורה בין לידים ל-לקוחות עם העברת כל ההיסטוריה.
מעקב מדויק אחרי סטטוסי תשלום, עריכה ומסירה – בלחיצת כפתור.
🧩 מבנה תהליך העבודה
1. כניסת ליד ואפיון
לקוח חדש מקבל שאלון אפיון אוטומטי בוואטסאפ.
לאחר מילוי השאלון, נשלחת הודעה אישית והנתונים מתועדים במערכת.
בתיה מקבלת תזכורת לטיפול, ושולחת מחירון מותאם ללקוח.
2. בחירת חבילה ושריון תאריך
בתיה והלקוח משוחחים ובוחרים את חבילת הצילום.
נשמרים תאריך צילום, חבילה וסטטוס חדש: "לקוח מתוזמן".
תופס מקום בטבלת "זמינות פגישות" ונפתחת הצעת מחיר מותאמת.
3. חוזה ותשלום
חוזה נשלח לפי מפרט החבילה (עם פריטים מטבלת
Products).סטטוס משתנה ל-"בשלבי הצעה" ונשלחת הודעה ללקוח שהחוזה במייל.
לאחר חתימה → שליחת בקשת תשלום מקדמה 200 ₪ + צילום מסך.
עם קבלת התשלום → סטטוס משתנה ל-"מתוזמן לצילום", נשלחת הודעת אישור.
4. הצילום והעריכה
ביום הצילום – תזכורת אוטומטית עם טיפים 📸
לאחר הצילום – שליחת גלריה ראשונית והודעה אישית.
לאחר בחירת התמונות – המערכת מחשבת תאריך יעד לעריכה סופית (21 יום).
קישור לגלריה סופית נשלח אוטומטית עם הנחיות להורדה ושיתוף.
5. מעקב המלצה וסגירה
אחרי מסירת התמונות – תזכורת אוטומטית ללקוח להורדת הגלריה.
לאחר מכן – שליחת הודעת בקשה לפידבק והמלצה.
מעקב אחר המלצות, כולל קישור לאינסטגרם/ביקורת.
💸 ניהול תשלומים וחשבוניות
המערכת מזהה תשלום מקדמה ותשלום סופי.
יש תמיכה מלאה בחלוקת קבלות (לדוגמת קבלה 1 מתוך 4) – לצורכי החזרים מקופ"ח.
תזכורת שבועית אוטומטית לבתיה להוצאת קבלות.
כל התהליך שקוף, אך חלוקת הקבלות מוצגת רק לבתיה.
📁 כרטיס לקוח כולל:
סטטוס תשלום ועדכונים
תאריך צילום, תאריך בחירת תמונות, תאריך סיום עריכה
קישורים לגלריה ראשונית וסופית
תיעוד מלא של הודעות שנשלחו אוטומטית
הערות פנימיות, מעקב, סטטוס משימות וקבצים מצורפים
📲 כל ההודעות בוואטסאפ – אוטומטיות
✔️ ברוכים הבאים + שאלון
✔️ אישור קבלת אפיון
✔️ הודעה על הצעת מחיר
✔️ אישור חתימה + בקשת מקדמה
✔️ תזכורת לצילום
✔️ הודעה על גלריה ראשונית
✔️ תזכורת להורדה
✔️ הודעה על גלריה סופית
✔️ בקשת המלצה
✅ התוצאה
📈 שיפור דרמטי במעקב ובשירות – בתיה יודעת בכל רגע מי נמצא באיזה שלב.
⏱️ חיסכון של שעות בכל שבוע – בלי חיפוש הודעות ידניות או מעקב בפתקים.
📸 שירות לקוחות מרגש ומדויק – כל ליד מקבל טיפול אישי ומקצועי.
💵 התייעלות בתהליך התשלום והחשבוניות – כולל תזכורות פנימיות לבתיה.
📊 שקיפות מלאה בכרטיס הלקוח – למעקב מהיר ותכנון קדימה.
