אוטומציה חכמה ומעקב מלא בלחיצת כפתור 🏢 אודות הלקוח
שם העסק: גאיה הנדסה
תחום: בדיקות מבנים, דירות ונכסים
לקוחות: פרטיים וקבלנים
מקורות לידים: מידרג, גוגל, שיתופי פעולה, וואטסאפ, המלצות
❗ האתגר
צוות גאיה עבד עם לידים שמגיעים ממספר מקורות, אך:
לא היה מעקב מסודר אחרי סטטוסי הלקוחות.
הודעות נשלחו ידנית ולרוב באיחור.
לא הייתה דרך לנהל משוב, בדיקות תקופתיות או תזכורות אוטומטיות.
כל הליד נוהל על בסיס זיכרון או טבלאות אקסל.
💡 הפתרון
פיתחנו עבור גאיה הנדסה מערכת מותאמת אישית לניהול תהליך העבודה מקצה לקצה, מבוססת על:
Airtable + n8n + מערכת מותאמת ב-Glide (Gaya-App)
שילוב מלא עם WhatsApp API, תבניות דינמיות, ודשבורד ניהולי
🧩 תהליך העבודה האוטומטי
1. קליטת ליד בווטסאפ
המערכת מזהה אוטומטית את מקור הפנייה לפי טקסט (מידרג / גוגל)
נוצר ליד חדש באיירטייבל עם סטטוס "🆕 חדש"
נשלחת הודעת קבלה אוטומטית + שאלה לגבי סוג הבדיקה
2. תגובה חכמה
לפי תשובת הלקוח, נשלחת סדרת הודעות מותאמת אישית (סרטונים, מידע, הצעת מחיר)
במקביל נפתחת משימת מעקב למזכירה
3. סגירה ופתיחת בדיקה
כשהלקוח מאשר – הסטטוס מתעדכן ל-"📝 סגר והזמין בדיקה"
נפתחת בדיקה חדשה + משוייך בודק + תאריך ושעה
נשלחות תזכורות אוטומטיות לפני, במהלך ואחרי הבדיקה
4. שליחת דו"ח ומשוב
יום לאחר שליחת הדו"ח – נשלחת הודעת וידוא הבנה
שבוע אחרי – סקר משוב
אם המשוב חיובי → נשלחת בקשה לדירוג בגוגל
5. מעקב תקופתי
תזכורות לבדיקות עתידיות לאחר שנה, 3 שנים, 6 שנים – לפי סוג הנכס
📲 ניהול WhatsApp מובנה
המערכת כוללת:
מאגר תבניות הודעות מסוננות לפי סוג נכס, שלב ותזמון
אפשרות ליצירת הודעות עם AI
ניהול שליחה, תזמון, קבצים וקישור לבדיקה או ללקוח
תיעוד מלא של כל הודעה שנשלחה
📊 דשבורד ניהולי חכם
משפך המרה מ"ליד חדש" ועד "בדיקה הושלמה"
סטטיסטיקות חודשיות לפי סוג בדיקה, מקור ליד והיקף פעילות
מעקב אחרי פעילות WhatsApp, בדיקות עתידיות ולקוחות שלא סגרו
אינדיקטורים מיידיים לבעיות שדורשות טיפול
✅ תוצאות בשטח
⏱️ חיסכון של שעות בכל יום בניהול מעקב ותקשורת
📈 עלייה בשיעור הסגירות בזכות תזמון נכון ומעקב חכם
📣 שיפור משמעותי בחוויית הלקוח עם תהליך מסודר, עקבי ומקצועי
🧠 שקיפות ניהולית מלאה – כל צוות השירות רואה את תמונת המצב
🛠️ טכנולוגיות בשימוש
Airtable – בסיס הנתונים המרכזי
n8n – ניהול טריגרים, אוטומציות ופעולות רקע
WhatsApp API – אינטגרציית WhatsApp מלאה
Gaya-App (מערכת Nexaverse) – ממשק נוח לעובדים ולקוחות ב-Glide
💬 ציטוט הלקוח:
"המערכת שלנו מרגישה כמו עוד עובד – רק שהוא לא שוכח כלום. אנחנו רגועים שכל לקוח מקבל יחס מדויק, בזמן הנכון ובסגנון הנכון."
