🏪 על הלקוח
שם העסק: בכר חלפים
תחום: חלקי חילוף לרכב
קהל יעד: לקוחות פרטיים ומוסכים
צוות: מענה ושירות לקוחות + ניהול הזמנות
ערוצי פעילות: וואטסאפ, אתר מכירות, טופסי הזמנה
❗ האתגר
לפני הקמת המערכת:
כל פנייה הייתה מתנהלת ידנית בווטסאפ
לקוחות ביקשו הצעות מחיר, ביצעו הזמנות או ביטולים – אבל הכל ללא מעקב, תיעוד או סדר ברור
לא היה תהליך מובנה בין פנייה להזמנה
לא הייתה אינטגרציה עם אתר המכירות – מה שגרם לשגיאות בסטטוסים ובנתונים
💡 הפתרון
בנינו עבור בכר חלפים מערכת מותאמת אישית הכוללת:
ניהול מלא של לידים, הזמנות, ביטולים והחזרות
חיבור לאתר החנות לסנכרון סטטוסים ומידע על הזמנות
אוטומציות WhatsApp שמגיבות לכל שינוי סטטוס ומעדכנות את הלקוח
הפקת חשבוניות בלחיצת כפתור ושמירה אוטומטית במסמכי המערכת
תצוגה חכמה של ההזמנות, כולל סינון לפי סטטוס, משלוח, תשלום ועוד
🧩 מבנה התהליך
1. פתיחת פנייה
לקוח פונה דרך WhatsApp ומקבל תפריט שירות אוטומטי:
✅ בקשה להצעת מחיר / הזמנה
🔄 בקשת שירות בנוגע להחזרות או ביטוליםכל פנייה נכנסת אוטומטית לטבלת פניות והצעות במערכת
2. ניהול הצעת מחיר
סטטוס מתעדכן ל-"בבדיקה" → הודעה אוטומטית נשלחת ללקוח
אם אין את החלק – סטטוס: "אין את החלק" → הודעת סירוב נשלחת
אם כן – משויכים ספק + מחיר + הודעה אישית ללקוח (כולל עלות משלוח)
3. המרה להזמנה
אם הלקוח מאשר – סטטוס משתנה ל"נפתחה הזמנה"
נבחרת שיטת משלוח
פרטי ההזמנה עוברים אוטומטית לטבלת "הזמנות"
לחיצה על כפתור "📄 צור חשבונית עסקה"
→ נשלחת חשבונית אוטומטית לוואטסאפ ולמייל
→ סטטוס משתנה ל-"נשלחה בקשת תשלום"
4. ניהול תקלות והשלמות
מעקב אחרי הזמנות מהאתר (טיפול בשגיאות כמו סכום לא נכון / סטטוס שלא עודכן)
ניהול תקינות נתוני לקוח, כולל שדה "הערות מהלקוח"
טופל מקרה בו הזמנות מאתר לא נכנסו למערכת – כעת המערכת בודקת ומתריעה על שגיאות סנכרון
5. ניהול שירות והחזרות
לקוח שבחר "החזרות וביטולים" בטופס – נכנס אוטומטית לטבלת שירות
הצוות רואה את כל ההיסטוריה ומגיב בקלות דרך הממשק
נוסף כפתור "החלק חזר" לסימון השלמת טיפול וביצוע סינון להזמנות שהושלמו
📲 אוטומציה של WhatsApp – מותאמת לכל שלב
פנייה ראשונית → הודעת תפריט לבחירה
סטטוס "בבדיקה" → עדכון ללקוח
אין את החלק → שליחת הודעה מכבדת עם התנצלות
יש את החלק → הצעה מותאמת עם מחיר
הוזמנה עסקה → אישור, תשלום, משלוח
חשבונית → נשלחת אוטומטית
✅ תוצאה
⏱️ קיצור זמני טיפול בלידים והזמנות ביותר מ-50%
📈 שיפור בשביעות רצון הלקוחות – תגובה מהירה, שקיפות ומעקב
🔄 סנכרון מלא בין האתר למערכת הפנימית – אין כפילויות או שגיאות
💬 הודעות חכמות בוואטסאפ – בלי להקליד ידנית, הכל מתוזמן
📊 שליטה מלאה במכירות, סטטוסים, תשלומים והיסטוריה של הזמנות
🛠️ רכיבים עיקריים במערכת
טבלת לידים ופניות
ניהול סטטוס עם אוטומציות הודעות
טבלת הזמנות עם ניתוח לפי לקוח / סטטוס / סכום
כפתור להפקת חשבונית ושיוך למסמכים
ממשק ניהול שירות וביטולים
אינטגרציה לאתר לבדיקת סטטוס בזמן אמת
